Werkkostenregeling per 1 januari 2015 voor iedereen verplicht

Onder de werkkostenregeling krijgt de werkgever een vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom. Deze ruimte kan hij aanwenden om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan zijn medewerkers te geven. Als deze ruimte wordt overschreden is de werkgever een eindheffing van 80% verschuldigd over het meerdere. Deze eindheffing mag hij niet op de werknemers verhalen. Om te bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen in deze vrije ruimte vallen, is het belangrijk om alle vergoedingen en verstrekkingen goed te kwalificeren.

Er zijn vier categorieën kosten die niet in de vrije ruimte vallen voor zover deze niet bovenmatig zijn.
Deze vier categorieën zijn:

• gerichte vrijstellingen (bijvoorbeeld maximaal € 0,19 per km vergoeding voor reiskosten met privéauto, zakelijke maaltijden, vakliteratuur);
• nihilwaardering (bijvoorbeeld inrichting van de werkplek op kantoor/bedrijf, consumpties (geen maaltijden) tijdens het werk);
• intermediaire kosten (bijvoorbeeld: de werknemer schiet betalingen ten behoeve van de onderneming voor);
• noodzakelijke hulpmiddelen (bijvoorbeeld tablets, smartphones, computers, gereedschappen). 
  Deze hulpmiddelen worden aan de werknemer ter beschikking gesteld en blijven eigendom van de werkgever. Vereist is dat de werkgever dit noodzakelijk vindt en dat de werknemer deze middelen ook daadwerkelijk gebruikt. De werknemer mag hiervoor ook geen eigen bijdrage betalen.

Binnen de vrije ruimte vallen bijvoorbeeld kerstpakketten, een fiets, kantinemaaltijden en personeelsfeestjes/-uitjes.

De vrije ruimte bedraagt 1,2% van de fiscale loonsom per inhoudingsplichtige. Echter, vanaf 1 januari 2015 is het ook mogelijk om de concernregeling toe te passen. Dit houdt in dat de fiscale loonsom van de houdstervennootschap samengeteld mag worden met die van de dochtervennootschap(pen) indien het aandelenbelang daarin méér dan 95% bedraagt. Voordeel hiervan is dat de niet benutte ruimte van de ene BV gebruikt kan worden bij de andere BV.

Hebt u de werkkostenregeling nog niet ingevoerd, dan adviseren wij u zo snel mogelijk een inventarisatie te maken van alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan uw personeel. Uiterlijk voor de eerste loonuitbetaling van 2015 moet u deze hebben toegedeeld aan één van de categorieën.