Nieuwe BTW-factuureisen vanaf 2013
Is uw factuur al voorbereid op 2013? (Nieuwe factuureisen)
Per 1 januari 2013 wijzigen de BTW-factuureisen. De aanleiding daarvoor is een EU-richtlijn die ten doel heeft het vereenvoudigen en moderniseren van de factuureisen. Een en ander is gericht op het stimuleren van electronisch factureren. Als ondernemer is het verstandig om ervoor te zorgen dat uw factuur tijdig voldoet aan de nieuwe voorschriften. Niet alleen vanwege het feit dat een ‘foute’ factuur u op een boete van € 4.960 kan komen te staan, maar ook vanwege het feit dat uw klanten een correcte factuur nodig hebben om de BTW-voorbelasting in aftrek te kunnen brengen. Om dezelfde reden is het van belang dat uw leveranciers e.d. u een correcte factuur uitreiken. In het navolgende worden de factuureisen beschreven die gelden vanaf 2013, zodat u uw factuur zo nodig kunt aanpassen.
Vanaf 2013 moet een factuur de volgende elementen bevatten:
- De naam en de adresgegevens van de ondernemer en van de afnemer van de goederen / diensten.
- Het BTW-identificatienummer van de ondernemer (dit lijkt op het BTW-nummer, maar begint met ‘NL’ en bevat geen punten).
- Het BTW-identificatienummer van de klant, wanneer een verleggingsregeling van toepassing is of sprake is van een intracommunautaire levering.
- Een doorlopend factuurnummer.
- De factuurdatum.
- De datum waarop de goederen zijn geleverd of de dienst is verricht (c.q. de periode).
- Het aantal en een omschrijving van de geleverde goederen / diensten.
- De grondslag – dus de prijs exclusief omzetbelasting – per toegepast BTW-tarief / vrijstelling, alsmede kortingen (die niet in de prijs zijn verwerkt).
- Het BTW-tarief dat van toepassing is, alsmede het verschuldigde BTW-bedrag.
- Indien daar sprake van is, vermeldt u een aanduiding van de toegepaste vrijstelling of van de intracommunautaire levering.
- Indien een verleggingsregeling van toepassing is, vermeldt u ‘BTW verlegd’.
- Indien de klant / afnemer de factuur opmaakt (self-billing), vermeldt deze op de factuur ‘factuur uitgereikt door de afnemer’.
- Indien u de reisbureau-regeling toepast vermeldt u ‘bijzondere regeling reisbureaus’.
- Indien op uw dienst een van de volgende bijzondere regelingen van toepassing is, vermeldt u:
‘Bijzondere regeling – gebruikte goederen’;
‘Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen’;
‘Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten’. - Als u gebruik maakt van een fiscaal vertegenwoordiger, dan vermeldt u diens naam / adresgegevens / BTW-identificatienummer.
De vermeldingen onder nummer 11 tot en met 15 zijn nieuw of gewijzigd. Voor wat betreft het vereiste onder nummer 11 wordt thans in de praktijk bij grensoverschrijdende diensten waarop de verleggingsregeling wordt toegepast vaak een zinnetje als ‘VAT Reverse charged’ of ‘VAT Due by the recipient of the service’ vermeld (al dan niet in combinatie met het artikelnummer uit de BTW-Richtlijn). Daarmee weet een EU-afnemer dat hij er rekening mee moet houden op zijn BTW-aangifte. Een dergelijke vermelding is vanaf 2013 voor de Nederlandse fiscus niet voldoende, maar voor uw niet-Nederlandse klant natuurlijk nog steeds geen overbodige luxe. Het toevoegen van het verplicht gestelde ‘BTW verlegd’ voor de buitenlandse aanduiding van de verlegging lijkt dan een praktische oplossing.
Voor facturen van maximaal € 100 (incl. BTW) gelden vereenvoudigde factuureisen. Hierop moeten tenminste staan: naam en adresgegevens van de ondernemer, de factuurdatum, een omschrijving van de aard van de geleverde goederen of diensten, het verschuldigde BTW-bedrag (of de gegevens om dit te berekenen).
Overigens, indien u toch uw factuur-layout onder de loep neemt: heeft u al gedacht aan vermelding van uw IBAN (International Bank Account Number; verplicht vanaf 1 februari 2014)?