Exact Online Referentverhaal
‘Met Exact Online zie ik à la minute hoe we ervoor staan’
RR Maritime Engineering is een scheepsontwerpbureau dat in 2008 werd opgericht door René Ratering. Binnen het bedrijf worden met name grote schepen ontworpen voor onder andere de scheepsbouw, offshore- en baggerindustrie. Daarnaast maakt men ontwerpen voor het ombouwen van schepen. Er werken gemiddeld zo’n vijf à zes mensen aan de projecten, maar dit aantal kan variëren naar gelang de grootte van het project. Indien nodig wordt de vaste kern van werknemers aangevuld met zzp’ers.
De boekhouding van RR Maritime Engineering wordt vanaf begin 2012 gedaan door administratiekantoor Fiadon. Sindsdien staat de gehele administratie in Exact Online. ‘Een hele vooruitgang, vergeleken met de oude manier van werken,’ aldus Ratering. ‘Ik kan nu à la minute zien hoe we er financieel voor staan.’
‘Maandelijkse overzichten zijn niet meer van deze tijd’
‘Voorheen brachten we elke maand onze bonnetjes en facturen naar de accountant, die deze vervolgens inboekte,’ legt Ratering uit. ‘Eens per kwartaal kregen we een overzicht van de inkomsten en uitgaven, maar dat vind ik niet meer van deze tijd. Dit was de belangrijkste reden om over te stappen naar Fiadon en Exact Online. Ik wil op elk moment kunnen bekijken wat onze omzet is, wat onze crediteuren en debiteuren zijn, enzovoort.’
‘Ik kan altijd bij de meest actuele cijfers’
Ratering: ‘We kiezen er bewust voor om de administratie uit te besteden aan mensen die daar echt goed in zijn. We leveren dus nog steeds onze facturen aan bij de boekhouder, wat dat betreft is de werkwijze niet erg veranderd. Het grote verschil met voorheen is echter dat de facturen nu direct worden ingeboekt. Doordat de accountant en ik allebei in hetzelfde systeem kunnen inloggen, kan ik altijd bij de meest actuele cijfers. Ik denk dat het voor ieder bedrijf heel belangrijk is om realtime inzicht te hebben in de financiën. Je cashflow, de gerealiseerde omzet, de prognoses; deze cijfers heb je nodig om een bedrijf goed te laten draaien. Exact Online heeft eigenlijk veel overeenstemming met een door ons ontwikkeld product, RRIsis. Dit is een online monitoring tool voor scheepseigenaren, waarmee de reder online kan meekijken aan boord van zijn schepen.’
‘Geen dubbele administratie meer nodig’
‘De cijfers zijn eenvoudig te bekijken via de handig ingerichte cockpit,’ vervolgt Ratering zijn verhaal. ‘Zodra je inlogt, krijg je meteen de belangrijkste kosten- en omzetgetallen te zien. En als ik iets niet kan vinden, bel of mail ik even met de boekhouder en dan komen we er samen wel uit.’
Daarnaast heeft de overstap naar Exact Online tot een tijdbesparing van enkele uren per maand geleid. ‘Voorheen hielden we zelf ook het een en ander aan administratie bij in een spreadsheet, zodat we gedurende het kwartaal toch wat cijfers konden bekijken. Deze gegevens waren echter niet accuraat. Nu ik altijd kan inloggen in Exact Online, is deze dubbele administratie niet meer nodig.’
De voordelen
– Realtime inzicht in het financiële plaatje
– Online meekijken met de accountant
– Tijdbesparing doordat een dubbele administratie niet meer nodig is